La taquigrafía Gregg es un sistema de escritura fonética, lo que quiere decir que graba los sonidos del hablante y no la ortografía de la palabra. Por ejemplo, utiliza el mismo símbolo para la s, la c (antes de e e i) y la z. Se omiten todas las letras silentes. La imagen a la derecha contiene los trazos de los sonidos en la taquigrafía Gregg, edición "Simplified" en inglés. El sistema se escribe de izquierda a derecha y las letras se unen como en la escritura cursiva, según reglas específicas. Algunos trazos se escriben de arriba hacia abajo, como la ch y la J, mientras que la t y la d se escriben de abajo hacia arriba. La x se expresa inclinando ligeramente el signo de la s, aunque el prefijo ex- se escribe es. En la versión aniversaria de Gregg, si hay necesidad de distinguir la z de la s en palabras homónimas (como por ejemplo, "casa" y "caza"), se escribe una rayita en ángulo recto de la s para hacer la distinción.
En la adaptación al español, la ñ se escribe con el mismo símbolo de la n, pero con una rayita vertical debajo del signo. Del mismo modo, la rr se escribe con el signo de la r, añadiendo la rayita vertical debajo del signo. La y la ll se expresan con el símbolo de la th.
Muchas de las letras en el diagrama muestran los llamados gramálogos, que son abreviaturas utilizadas en palabras de alta frecuencia. Por ejemplo, en vez de escribir “gusto”, el taquígrafo escribe “g”. Los gramálogos ingleses correspondientes a los signos de Gregg están debajo de cada símbolo en el diagrama de la derecha. Hay muchos otros gramálogos; por ejemplo, la palabra “mucho” se escribe m-ch. Estos gramálogos hacen la escritura en Gregg más rápida.
Otro mecanismo para aumentar la velocidad en Gregg es la formación de frases. Como levantar la pluma entre trazos tiene el efecto de perder en velocidad el equivalente de un trazo, se forman frases combinando múltiples trazos en uno sólo. Por ejemplo, si deseamos escribir la frase “con mucho gusto”, es más conveniente escribirlo en un sólo trazo, km (ch) g, en vez de tres palabras k m (ch) g. (Note que cuando el lector ve los signos combinados km (ch) g, enseguida debe reconocer la frase “con mucho gusto”, lo que indica que la formación de frases hace la lectura de la taquigrafía más legible.)
En la adaptación española, las vocales en la taquigrafía Gregg se dividen en aquéllas escritas con círculos (a, e, i), y las escritas con ganchos (o, u). Los diptongos o hiatos formados con una vocal de círculo y otra de gancho se expresan combinando las vocales (ao, au, eo, eu, io, iu, oa, oe, oi). La combinación ia, como "piano", y la ie, como "nieve", se expresan con un punto dentro de la a (para ia), y con una rayita debajo de la e (para ie), respectivamente. La combinaciones ai y ae se escriben con un círculo de la a, pero partido. La combinación ea se escribe con un doble círculo. En las combinaciones que comienzan con u (ua, ue, ui, uo) se omite la u, y se coloca una rayita horizontal debajo de la otra vocal (para expresar la omisión de la u).
Debido a la simplicidad del alfabeto, la taquigrafía Gregg se escribe rápidamente. Sin embargo, se necesita mucha práctica de dictado para dominarla. Parte del entrenamiento en taquigrafía consiste en tomar dictado de diferentes fuentes para ampliar el vocabulario. Como diferentes áreas administrativas donde se utiliza la taquigrafía tienen vocabulario que difiere en dificultad y largo de las palabras (por ejemplo comercial vs legal vs parlamentario), el sistema Gregg creó una manera de comparar material de dictado usando el concepto de la palabra estándar. En inglés, una palabra estándar contiene 1.4 sílabas. Así que cuando una persona dice que escribe 60 palabras por minuto (60 ppm) en Gregg, realmente está escribiendo 84 sílabas en un minuto. En español, una palabra estándar contiene 2 sílabas, por lo que escribiría 120 sílabas en un minuto a una velocidad de 60 ppm. Otros sistemas de taquigrafía (como Pitman) no hacen distinción del largo de las palabras. Esto es importante en la comparación de sistemas de taquigrafía, ya que muchos récords de escritura taquigráfica a principios del siglo 20 fueron hechos con vocabulario relativamente simple.
En inglés, velocidades de 280 palabras por minuto (palabras estándar) han sido ya alcanzadas, y a esta velocidad los notas son todavía legibles para cualquier persona que conoce bien el sistema. En español, esta velocidad corresponde a 196 palabras estándar por minuto.
Algunos escritores zurdos encuentran más cómodo el escribir Gregg de derecha a izquierda. Esto se conoce como taquigrafía de espejo ("mirrored shorthand") y fue practicada por algunos taquígrafos. Sin embargo, con algunos ajustes en la posición de la pluma y la libreta, las personas zurdas pueden escribir taquigrafía Gregg de izquierda a derecha con relativa facilidad.
